هر روز که می گذرد، دامنه ارتباطات ما و سازمان ما با «دیگران» گسترده تر و پیچیده تر می شود. اگر بخواهیم این ارتباطات گسترده و پیچیده را به خوبی اداره کنیم، باید به ابزار آن مجهز باشیم. یکی از مهم‌ترین این ابزارها، «مذاکره» است. گفتنی است، همراهان عزیز می‌توانند در دوره آموزشی اصول و فنون مذاکره حرفه‌ای در آموزشگاه بازارسازان شرکت کنند. این دوره آموزشی تلاش دارد تا شما را با تکنیک های یک مذاکره منصفانه، اصولی، منطقی و موثر آشنا سازد. به هر ترتیب، قدرت ریسک کردن لازمه‌ی تمامی مذاکرات است. به همین دلیل است که اعتمادسازی در مذاکره اهمیت بالایی دارد. در اینجا ۶ استراتژی برای ایجاد اعتماد بین طرفین مذاکره مورد بررسی قرار گرفته‌اند:
۱. با زبان طرف مقابل، با او حرف بزنید
چند سال پیش، یک شرکت هواپیمایی که به دنبال استفاده از تکنولوژی سطح بالا در فرایند فروش بلیت بود، تعدادی شرکت مشاوره‌ای را برای قیمت‌گذاری روی این پروژه دعوت کرد. در این نشست، مدیران خطوط هوایی محدودیتهای سیستم فعلی را برای مشاوران توصیف کردند و یک نمای کلی از نیازها و انتظارات خود را در اختیار آنها قرار دادند. پس از ارائه، گفتگویی بین مدیران و مشاوران پیش آمد. نمایندگان شرکت مشاوره، که تا پیش از این هرگز برای یک شرکت هواپیمایی کار نکرده بودند، متوجه شدند که تمامی حضار یک واژه را بیشتر به کار می‌برند و آن واژه lift بود. آنها که گیج شده بودند، فردی را بعنوان نماینده خود انتخاب کردند تا معنی و تعریف دقیق این واژه را از مدیران خطوط هوایی بپرسد. تقریباً همه‌ی افراد حاضر در اتاق، از جمله مدیران اجرایی که قصد داشتند آنها را تحت تاثیر نظرات خود قرار دهند، با تعجب به نمایندگان شرکت مشاوره خیره شده بودند. باور نمی‌کردند آنها نمی‌دانستند که بلیت‌های کاغذی خطوط هوایی lift نامیده می‌شوند. شرکت مشاوره با عدم آگاهی از این واژه تخصصی صنعتی یک اشتباه بزرگ مرتکب شد. همین سوال ساده باعث شد همکاری آنها به صورت ناگهانی متوقف شود.
اعتماد در شرایطی با استرس بالا و پر مخاطره دشوار است.
مذاکره‌کنندگان باید با زبان همدیگر حرف بزنند و یا به عبارت دیگر زبان یکدیگر را بفهمند. این قانون چیزی فراتر از درک اصطلاحات فنی و زبان تخصصی است. بلکه شامل درک تفاوتهای ظریف، پیامدهای فرهنگی و توجه به واژه‌های مورد استفاده‌ی طرف دیگر معامله برای انتقال نظرات نیز میشود. برای آگاهی از سابقه‌ی طرف معامله، فرهنگ، و دیدگاهش، وقت بگذارید. با این کار این پیام را به آنها انتقال می‌دهید که شما به این رابطه‌ی کاری و مذاکره پایبند هستید و یک گام اساسی در اعتمادسازی برمی‌دارید. تسلط شما بر موضوع مورد مذاکره نشان‌دهنده‌ی آمادگیتان برای حل‌وفصل موضوعات مورد بحث است.
اگر احساس می‌کنید ممکن است در جلسه خطایی را مرتکب شوید، از قبل خودتان را برای آن آماده کنید. قبل از آغاز مذاکره با خودتان کار کنید و مطمئن شوید که دیدگاه، احتیاجات، و منافع طرف مقابل را به خوبی درک کرده‌اید، و امیدوار هستید که آنها هم شما را بفهمند. چرا که با پیش رفتن مذاکره و ایجاد روابط چیزهای زیادی را می‌توانید یاد بگیرید. اگر اشتباه یا سوءتفاهمی رخ داد، امیدوار باشید که هر دو طرف مذاکره آن را بعنوان بخش طبیعی از فرایند یادگیری و تلاش برای رسیدن به درک درستی از نظرات یکدیگر می‌بینند.
۲. حواستان به شهرت‌تان باشد
در مذاکره هم مانند بسیاری از جوانب دیگر زندگی، همیشه شهرت‌تان قبل از خود شما حرکت می‌کند. درحالیکه نیکنامی قادر به رفع بسیاری از مانعی خواهد بود، آوازه‌ی بد، قاتل معامله به شمار می‌رود.
مذاکره‌کنندگان تأثیرگذار می‌دانند که شهرت آنها تنها نشان‌دهنده‌ی سابقه‌ی آنها نیست، بلکه یک ابزار قدرتمند در مذاکره محسوب میشود. چگونه می‌توانید از شهرت و نیکنامی خود در مذاکره بعنوان یک عامل تاثیرگذار استفاده کنید؟ می‌توانید به منابعی از اشخاص ثالث که مورد اعتماد دو طرف مذاکره هستند، برای تضمین شخصیت و صلاحیت خودتان استفاده کنید. در صورت لزوم و با توجه به شرایط موجود، شخص ثالث می‌تواند قبل از آغاز مذاکره، با طرف دیگر صحبت کند و یا حتی به عنوان یک واسطه در جلسه مذاکره حضور داشته باشد. همچنین می‌توانید مدارک موفقیت‌آمیز دیگری که در شرایط مشابه قرار داشته باشد، مانند رسانه‌ها و یا گزارشات تجاری پیشین خود را ارائه دهید.
۳. مذاکره‌کننده را به خود وابسته کنید
هرچه بیشتر به کسی وابسته باشید، تمایل بیشتری برای اعتماد کردن به او دارید. این پدیده در سندرم استکهلم نقش بسیار مهم و افراطی را بازی می‌کند، که در آن گروگان از لحاظ روانی به شدت به گروگانگیر خود وابسته میشود، طوری که به اظهارات و خواسته‌های گروگانگیر بیشتر اعتماد می
کند تا به خواسته‌های مسئولانی که برای آزادی او مذاکره می‌کند. ما با اعتقاد به قابل اعتماد بودن افرادی که به آنها وابسته هستیم با ناراحتیهای روانشناختی مربوط به وابستگی خود کنار می‌آییم. در مذاکره، زمانی که هر دو طرف بر این باورند که آنها برای رسیدن به اهداف فردی خود به یکدیگر نیاز داشته و گزینه‌های محدودی را در اختیار دارند، اعتماد میان دو طرف افزایش خواهد یافت. به عنوان یک مذاکره‌کننده، شما می‌توانید این فرایند اعتماد سازی را با برجسته ساختن مزایای منحصر به فردی که توانایی ارائه و فراهم کردن آنها را دارید و همچنین با تاکید بر آسیبهایی که نتیجه‌ی وجود موانع است، ایجاد کنید. این روش زمانی مفید است که به مانع بزرگی برمی‌خورید و راههای جایگزینی هم پرهزینه خواهند بود. در این مواقع، زمانی که مذاکره‌کننده احساس می‌کند هیچ چاره‌ی دیگری ندارد، حتی حاضر است به دشمن خودش هم اعتماد کند.
۴. امتیازات یک‌طرفه‌ی هوشمندانه‌ای را طراحی کنید
مذاکره با افراد غریبه و دشمنان بیشتر جنبه‌ی محاسباتی دارد، و هر دو طرف مذاکره با دقت به محاسبه‌ی امتیازاتی که می‌توانند از یکدیگر بگیرند، می‌پردازند. در مقابل، مذاکراتی که بر اساس روابط بلندمدت برگزار می‌شوند، معمولاً کمتر روی موضوعاتی چون برد و باخت و ضرر و منفعت تمرکز می‌کنند. امتیاز یکطرفهای که با دقت طراحی‌شده می‌تواند در اعتمادسازی تاثیر شگفتی داشته باشد. چرا که با این ترفند طرف مقابل را مطمئن می‌کنید قصد برقراری رابطه دوستانه‌ای دارید که احتمال کسب سود متقابل و ایجاد اعتماد در طول زمان در آن وجود دارد.
امتیاز واقعی یک‌طرفه به هیچ تعهد و یا کسب امتیازی از طرف مقابل نیاز ندارد. چنین امتیازاتی باید هزینه و یا ریسک پایین برای ارائه‌کننده و سود بالایی برای گیرنده داشته باشد. علاوه بر ایجاد اعتماد، امتیازات یکطرفهای که با دقت طراحی‌شده‌اند با به تصویر کشیدن شما به عنوان کسی که ارزشها و نیازهای طرف مقابل را درک می‌کند، نشان‌دهنده‌ی شایستگی شما است.
امتیازاتتان را برچسب بزنید. دوصد گفته چون نیم کردار نیست. ولی معمولاً اقدام عملی در مذاکرات پیچیده و مبهم است. امتیازات، یک‌طرفه یا دوطرفه، تنها در اعتمادسازی و تشویق روابط متقابل آن هم در صورتی که گیرنده آنها را به عنوان امتیاز ببیند، تاثیرگذار است. طرفین اغلب تمایل به تخفیف و کاهش ارزش امتیازات یکدیگر را دارند. زیرا انجام این کار آنها را از تعهدات مقابله‌به‌مثل رها می‌سازد. در نتیجه، بسیاری از امتیازات نادیده گرفته می‌شوند. این امر منجر به سردرگمی، خشم، و یا تشدید تاکتیکهای بازی و رفتار نامناسب طرفین مذاکره میشود.
ریچارد ای، والتون و رابرت بی. مک‌کرسی، در کتاب «تئوری رفتاری مذاکرات کاری» به تعریف سناریویی شبیه به این می‌پردازند. یک تولیدکننده پس از مذاکرات طولانی قرارداد با اتحادیه‌ی کارکنان خسته شد. مدیر تصمیم گرفت دور بعدی مذاکرات را با استراتژی “می‌خواهی بخواه نمی‌خواهی نخواه” آغاز و از چانه زدن خودداری کند. او مذاکره‌ی خود را با یک پیشنهاد بسیار سخاوتمندانه آغاز کرد – دستمزدی بالاتر از آنچه که اتحادیه پس از یک هفته چانه‌زنی انتظارش را داشت- اما مذاکره‌کننده‌ی ارشد اتحادیه به جای اینکه خوشحال شود، پاسخ داد: «ما باید کمیته‌ای را تشکیل دهیم و درباره‌ی پیشنهاد شما فکر کنیم.» تولیدکننده از احتیاط رقیب خود شوکه شده بود. اتحادیه با تشکیل کمیته‌ای اینطور استدلال کرد که وقتی پیشنهاد افتتاحیه آنقدر خوب است، یک هفته دیگر چانه‌زنی می‌تواند رقم بالاتری را برایمان به ارمغان بیاورد. این تفاوت در دیدگاه بین تولیدکننده و سبک مذاکره‌ی اتحادیه منجر به اعتصاب شد.
زمانی که در مذاکره یک امتیاز قابل‌توجه را به طرف مذاکره ارائه می‌دهید، مطمئن شوید که واقعاً چه امتیازی را داده‌اید. با این کار نه تنها حسن نیت شما بر طرف مقابل تأثیر می‌گذارد، بلکه باعث تمایل شریک شما به مقابله به مثل و افزایش سطح اعتماد متقابل میشود.
۵. خواسته‌های خود را توضیح دهید
متأسفانه، زمانی که با فرد جدیدی وارد مذاکره می‌شوید، فکر می‌کنید او بدترین فکرها را درباره‌ی انگیزه و نیات شما در ذهن دارد. اگر روی پیشنهاد بهتری مقاومت کنید، ممکن است طرف مقابل فکر کند که شما آدم حریصی هستید که اذیت شدن او را دوست دارید و یا فکر می‌کند این پیشنهاد ناعادلانه است. ولی ممکن است در واقعیت همه چیز فرق کند و شما فقط پیشنهادتان را ارائه می‌دهید که ممکن است مورد قبول واقع نشود و یا محدودیتهای بودجه‌ای شما را مجبور کند که در تصمیمتان تغییری ایجاد نکنید.
روانشناسان دریافته‌اند مردم دوست دارند خودشان را در بهترین جایگاه ممکن و دیگران را در سطحی پایینتر از خود تصور کنند. به همین دلیل مهم است که شما موارد تأثیرگذاری را در مذاکره در اختیار داشته باشید، و بتوانید خواسته‌های خود را برای طرف مذاکره توضیح دهید. اگر به نظر طرف م
قابل، پیشنهاد اولیه زیاد باشد، ممکن است باعث کاهش و یا حتی از بین رفتن اعتماد شود. پیشنهاداتی که به خوبی توضیح داده می‌شوند باعث حفظ اعتماد و افزایش آن نیز میشود.
مذاکره‌ی یک نویسنده با یک نماینده‌ی ادبی درباره حق فروش کتابش را در نظر بگیرید. نماینده‌ی ادبی معتقد است که کمیسیونش برای سود دریافتی در معاملات بین‌المللی نسبت به معاملات داخلی بالاتر است. در ابتدا، نویسنده ناراحت میشود. نرخ بین‌المللی بیشتر مستبدانه به نظر می‌رسد، و تنها یک راه زیرکانه برای گرفتن پول بیشتر است. اما نماینده در ادامه توضیح می‌دهد که کمیسیون بالاتری را برای قرارداد بین المللی در نظر گرفته است، چرا که نویسنده باید سهم حاصل از آن در یک کشور خارجی را با او تقسیم کند. در واقع کمیسیون خالص او در معاملات بین‌المللی کمتر از معاملات داخلی است. اگرچه این توضیح تاثیر چندانی بر درآمد نویسنده نداشت، ولی باعث شد به نماینده اعتماد کند.
۶. بهره‌های مشترک را به حداکثر برسانید
اعتقاد به اینکه طرف مقابل شایسته است، شرایط ریسک کردن به منظور دستیابی به نتایج مذاکره و همچنین اجرای توافق‌نامه‌ها در محیطهای همیشه در حال تغییر اجتماعی، اقتصادی، و سیاسی را فراهم می‌آورد.
هنگامی که سود، امنیت و یا صلح به میزان انگیزه و اقدامات طرف دیگر بستگی دارد، اعتماد به موضوعی ضروری و مهم تبدیل میشود. این استراتژی نشان می‌دهد که مذاکره‌کنندگان قادر به اعتمادسازی به منظور به حداکثر رساندن سود مشترک هستند.
منبع:dargi.ir