پروفرما یا پیش فاکتور چیست؟

اگر شما هم در حوزه صادرات یا واردات کالا و تجارت های بین المللی فعالیت می کنید، حتما با اصطلاح کاربردی پروفرما یا پیش فاکتور مواجه شده اید. اکنون شاید بپرسید پروفرما چیست؟ یا اصلا این کلمه چه معنا و کاربردی دارد؟

پروفرما یا پیش فاکتور در واقع نوعی سند می باشد که واردکننده کالا به منظور اقدامات اولیه از مراحل واردات کالا از فروشنده تقاضا می کند یک فاکتور یا رسید کلی از کالاهای خریداری شده، تعداد کالاها، نوع و جنس آن ها، قیمت واحد و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا و … تهیه نموده و آن را به وی ارائه دهد.

در واقع پیش فاکتور سندی است که توسط فروشنده تهیه و صادر شده و اطلاعات مختلفی از جمله نام و نشانی فروشنده و خریدار، نوع، مقدار و تعداد کالا، قیمت واحد کالا و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا، مدت اعتبار پروفرما، مبدا کالا و … در آن نوشته می شود تا بدین طریق اولین سند از لیست خریدهای خریدار یا واردکننده مشخص شده و به طور واضح و روشنی ثبت گردد.

پروفرما اغلب در حوزه واردات کالا کاربرد داشته و واردکننده کالا از این سند بیشتر به منظور ارزیابی شرایط فروشنده، اخذ مجوزهای لازم در زمینه واردات کالا به کشور و همچنین اقدامات مربوط به تخصیص ارز یا برآورد هزینه های نهایی واردات کالا استفاده می کند. در حالت کلی پیش فاکتور فرم و شرایط واحدی ندارد، یعنی بسته به نوع قرارداد و توافقات دو طرف هر نوع اطلاعاتی می تواند به این سند اضافه یا کم شود؛ اما در حالت کلی این سند حاوی اطلاعات دقیقی از فروشنده، خریدار، کالاهای خریداری شده و نحوه تجارت آن ها می باشد و غالبا در زمینه تجارت های وارداتی کاربرد دارد.

همانطور که اشاره شد برگه پیش فاکتور یا پروفرما اولین سند معامله های بین المللی است که همچون سایر قراردادهای تجاری با توجه به درخواست ها و نیازهای دو طرف معامله تنظیم و به ثبت می رسد. این سند در مراحل مختلف واردات کالا از جمله ثبت سفارش، گشایش اعتبار اسنادی و ترخیص کالا از گمرک بسیار کاربرد دارد.

برای صدور این گواهی نیازی نیست اقدامات عجیب یا گسترده ای داشته باشید، بلکه تنها لازم است با ذکر شرایط مورد نظر خود از معامله و انجام مذاکرات و توافقات نهایی از فروشنده کالا بخواهید سندی با اطلاعات دقیق از شرایط طرفین و کالاهای خریداری شده تهیه نماید تا بدین وسیله آغاز تجارت خود و انجام معاملات بین المللیتان را اعلام نمایید.

برای صدور پیش فاکتور نیازی به دریافت مجوز نیست بلکه تنها لازم است اقدامات اولیه ای که فروشنده در خصوص پرداخت های معامله در نظر گرفته را انجام دهید و شرایط مورد نظر خود را در خصوص نحوه انجام معامله  قوانین داخلی کشور خود اعلام نمایید تا فروشنده مطابق با قوانین هر دو کشور و شرایط طرفین معامله این سند را تنظیم نموده و به صورت قانونی به ثبت برساند.

همانطور که گفته شد پروفرما یا پیش فاکتور فرم واحدی ندارد و همواره براساس نیاز طرفین معامله اطلاعاتی در این سند نوشته می شود؛ اما به طور کلی مواردی که در این سند نوشته و ثبت می شوند را می توان در موارد زیر عنوان کرد:

• شماره و تاریخ پرفورما (در واقع تاریخ صدور پیش فاکتور توسط فروشنده)
• نام و آدرس کامل فروشنده
• نام و آدرس کامل خریدار
• مشخصات کامل کالا از نظر کیفیت، کمیت، تعداد و مقدار و وزن خالص و ناخالص
• ذکر شماره تعرفه گمرکی کالا
• مبلغ پیش فاکتور با ذکر نوع ارز، تفکیک قیمت خالص کالا، قیمت بسته بندی، ابعاد و قیمت حمل کالا
• نحوه خرید طبق اینکوترمزEXW,FCA,FAS,FOB,CFR,CIF
• مبدا و مقصد نهایی کالا
• زمان تحویل کالا
• وسیله حمل کالا و تعیین نحوه انتقال کالا از وسیله ای به وسیله ی دیگر
• نحوه پرداخت وجه کالا به صورت حواله، برات یا اعتبار اسنادی
• مسائل مربوط به بازرسی بین المللی کالا
• کشور سازنده کالا
• مهلت اعتبار پیش فاکتور
• مسئله آموزش و یا خدمات پس از فروش
• توافق بر سر تضمینات ریالی مانند ضمانت نامه حسن انجام کار و قید مبلغ مربوطه
• اسناد مورد درخواست خریدار
• گواهی های لازم مانند لیست بسته بندی و شرایط گواهی مبدا
• و …

موارد استفاده از پیش فاکتور یا پروفرما

استفاده از پیش فاکتور اغلب در تجارت های بین المللی و در حوزه واردات کالا مشاهده می شود، به طوری که خریدار کالاهای خارجی یا وارد کننده کالا از این سند در زمینه دریافت مجوزهای لازم تجارت خود استفاده نموده و بدین طریق به تجارت خود شکلی قانونی می بخشد. در واقع در اغلب کشورها وارد کنندگان کالا باید پیش ار هر اقدامی برگه ای را تحت عنوان پروفرما تهیه نمایند تا با نشان دادن خرید خود از کشورهای خارجی، مجوزهای لازم را در زمینه آغاز تجارت های وارداتی دریافت نمایند.

از دیگر کاربردهای این سند می توان به دریافت ارز خارجی یا تخصصی ارز اشاره نمود. شما به عنوان یک تاجر بین المللی همواره باید از ارزهای خارجی در پرداخت های خود استفاده نمایید، با توجه به نوسانات قیمت ارز قطعا تهیه ارز که بتواند هزینه های شما را کاهش داده و تجارت پر سودی را برایتان به همراه داشته باشد قطعا کار دشواری است، از این رو استفاده از ارزهای دولتی یا امتیازات در نظر گرفته شده توسط دولت، می تواند برای شما بسیار قابل اهمیت باشد. بنابراین با استفاده از سند پیش فاکتور می توانید آغاز تجارت خود را به دولت اعلام کرده و بدین طریق از امتیازات ارائه شده در زمینه تخصیص ارز استفاده کنید.

با توجه به آنکه اطلاعات مربوط به پرداخت های خریدار ، زمان پرداخت ها و نحوه انجام آن ها در پروفرما ثبت می شوند، خریدار می تواند از این برگه به عنوان سند مهمی از رسید پرداخت های خود به فروشنده استفاده نماید.

همچنین لازم به ذکر است که در برخی مواقع از برگه های پیش فاکتور در زمینه مزایده قراردادهای صادراتی نیز استفاده می کنند.

اعتبار و شماره پروفرما

در خصوص معرفی پیش فاکتور اصطلاحات زیادی وجود دارد که شما به عنوان یک تاجر بین المللی حتما باید با آن ها آشنا باشید تا بتوانید سند دقیق و درستی از آغاز تجارت بین المللی خود تهیه کنید. شماره پروفرما و اعتبار آن دو اصطلاح مهم و رایج در این زمینه می باشند که چندان تعریف علمی ندارند؛ اما لازم است در این خصوص اطلاعات جامع و دقیقی داشته باشید.

شماره پروفرما شماره ای است که به شرکت فروشنده مربوط می شود و در واقع به وسیله فروشنده کالا تعیین می گردد. اعتبار پروفرما نیز در واقع تاریخ انقضای پیش فاکتور می باشد که مطابق با نظر طرفین قرارداد تنظیم و ثبت می گردد. براساس این تاریخ برگه پیش فاکتور تا زمان مقرر شده دارای اعتبار بوده و پس از گذشت تاریخ انقضای آن هیچ گونه اعتبار مادی و معنوی نداشته و به لحاظ کاربردی دیگر قابل استفاده نمی باشد.