انواع و تعداد Mailing listها و گروه های خبری
Mailing listهای مختلف، برای منظورهای متفاوت می توانند مورد استفاده قرار گیرند. به طور کلی بهتر است که تعداد کمتری Mailing list داشته باشند تا اینکه تعداد آنها بخواهند خیلی زیاد شود. باید Mailing list به شکلی باشد که تعداد زیادی از افراد بتوانند در آن با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و همچنین در آن احساس راحتی کنند. فقط در صورتی یک Mailing list جدید ایجاد کنید، که واقعا لازم باشد. مسئول Mailing list نقش مهمی ایفا کند و باید بتواند هماهنگی و نظم را در Mailing list برقرار کند. یک پروژه کوچک تنها به یک Mailing list برای کل بحثهای مربوط به پروژه احتیاج دارد. در عوض یک پروژه بزرگ ممکن است نیاز به چندین Mailing list داشته باشد. برای مثال، ممکن است هر پیمانه به یک Mailing list جداگانه نیاز داشته باشد. شما به یک Mailing list برای کاربران نیاز دارید، زیرا در پروژه های متن باز بخش خاصی برای پاسخ گویی به مشکلات کابران وجود ندارد، بنابراین باید یک Mailing list وجود داشته باشد تا کاربران بتوانند مشکلات مربوط به پروژه را از آن طریق گزارش دهند. مسئله دیگر این است که برای هر Mailing list یک بایگانی وجود داشته باشد. این بایگانی می تواند برای توسعه دهندگان و کاربران جدیدی مفید باشد زیرا می توانند مشاهده کنند که آیا یک ایده خاص، قبلا مورد بحث قرار گرفته است یا نه. اطمینان حاصل کنید که جستجو در درون بایگانی کار سادهای باشد. مشکل دیگری که توسط Mailing list و بایگانی آن حل می شود، از بین رفتن بدگمانی های ناشی از دسیسه های داخلی است زیرا در Mailing list، همه چیز به صورت واضح و آشکار در دسترس همه است و هیچ مسئله ای از دید دیگران مخفی نمی ماند.
اهمیت Spam
با ادامه افزایش Mailهای ناخواسته و درخواست نشده در اینترنت شما نیز نیاز به انجام کارهایی دارید که از وارد شدن Spamها به Mailing listهایتان جلوگیری کند. اگر Spamها کم باشد می توان با کمی تلاش به صورت دستی آنها را از Mailing list حذف کرد اما اگر تعداد Spamها زیاد باشند عملا Mailing list غیر قابل استفاده خواهد شد.
برای مبارزه با Spamها چندین روش وجود دارد:
۱/ نصب Filtersهای مربوط به Spam
2. محدود کردن اجاره ارسال mail به Mailing list فقط برای اعضای شرکت
۳/ شخصی مسئول کنترل و جداسازی mailهای بی ارتباط، با موضوع Mailing list باشد
Website پروژه
علاوه بر Mailing list، پروژه نیاز به یک website دارد که کاربران و توسعه دهندگان بتوانند از طریق آن در مورد پروژه اطلاع کسب کنند و اخبار مربوط به پروژه در آن مشاهده کنند website می تواند شامل موارد زیر باشد:
۱/ انتظارات مورد نظر از پروژه
۲/ راهنمای کاربران
۳/ آموزش
۴/ بایگانی مربوط به Mailing listها
۵/ سایر مستندات پروژه
همچنین باید در website مکانی برای download آخرین نسخه پروژه وجود داشته باشد (هم Source پروژه و هم ساختار آماده استفاده پروژه یعنی فرم binary پروژه).